הבלוג

רישומים, דגשים כלים להטמעת חדשנות וקידמה אצלכם בארגון..
תמצאו כאן פוסטים על מערכות מידע, על התיעלות עיסקית ועל שניהם גם יחד – כלכלת מערכות מידע בעולם של אי וודאות.
כאן תוכלו גם לתת פידבק, להגיב ולשתף, בהצלחה!

טפסים דיגיטליים - עולם האפשרויות הבלתי מוגבלות

 

טופסולוגיה זו מילה שמרתיעה רבים מאיתנו.. להדפיס, למלא, לחתום, להחתים, להכניס למעטפה, להגיש, לקוות שמישהו עומד ל'הציץ' על הטופס ושהכל כשורה. ותמיד נותר החשש שבעוד חודשיים נקבל צלצול ששני שדות לא מילאנו וכעת כל התהליך מחדש…

טפסים דיגיטליים מביאים את הטופסולוגיה הישנה לעידן חדש.

איך ננצל את הדיגיטציה של הטפסים? זה בוודאי סיפור יקר..? איך נעביר לפסים מעשיים?

 

שימוש בטפסים דיגיטליים בא למגוון עצום של צרכים: הרשמה, יצירת קשר, תשלום, סקרים, בעצם כל טופס 'פיזי' יכול להפוך לטופס דיגיטלי.

השימוש החכם בטופס יהיה על ידי איסוף המידע – במקומו הטבעי.

לדוגמה: יצרנו טופס דיגיטלי לרישום תלמיד. אם המשתמש המורשה זו המזכירה – ולצורך מילוי הפרטים היא מתבקשת לצלצל להורי התלמיד לקבל את הנתונים – איבדנו את האפקט.

הרעיון הוא לתכנן את המידע והטפסים כך שכל שדה ימולא במישרין על ידי מקור המידע.

נתונים אישיים – יוזנו דיגיטלית ע"י ההורים. אישור קבלה – ע"י מנהל המוסד.

 

האם שימוש בטפסים דיגיטליים מצריך תמיד פיתוח ייעודי ויקר?

לא בהכרח. האופציה החינמית הנפוצה ליצירת טפסים דיגיטליים – 'google forms'

באמצעות 'גוגל פורם' תוכלו ליצור טפסים בעצמכם, בפשטות ובמהירות למגוון צרכים: להרשמה, סקרים, בחנים, ועוד. ביצירת הטופס תוכלו לבחור את מבנה השאלה והתשובה – שאלות 'כן/לא', מלל חופשי, בחירה מרשימת תשובות קבועה, תאריך.

את ריכוז התשובות תוכלו לראות בדוח אוטומטי יפהפה – שיציג גרפים לפילוח. כמוכן תוכלו להוריד גיליון אלקטרוני עם ריכוז כל התשובות.

הטפסים הללו יהיו מצוינים לרישום לאירוע, לשאלונים ו/או סקרים.

במידה ויש לכם דרישות ספציפיות יותר – כמו מסמכים מעוצבים להדפסה, אינטרקציה רב שלבית עם משתמשים, ניהול הנתונים מהטפסים, הגבלת העונים לקבוצה מסויימת – כאן המענה כבר לא ממש מספק.

אם תרצו אימות ת.ז., פרטי חשבון, או חתימה דיגיטלית – גוגל פורם כבר לא יתנו מענה, ותצטרכו לעבור לשלב הבא – פיתוח ייעודי.

בפיתוח הייעודי – תגיעו לעולם האפשרויות הלא מוגבלות,

החל מטופס הרשמה פשוט, דרך טופס שמצרף נתונים ממספר משתמשים, וולידציות מורכבות, חתימה דיגיטלית, ניהול הנתונים ועד לממשקים חכמים שיחברו את הנתונים למערכות המיחשוב הקיימות.

ניקח לדוגמה טופס הודעה לעובד – טופס שנדרש על פי חוק לשליחה לעובד בתוך 30 הימים הראשונים להעסקתו. לשליחת הטופס ישתפו פעולה הגורמים ששותפים למידע הנחוץ.

רכז כח האדם בארגון אחראי לשליחת הטופס, והוא יבקש את הפרטים הרלוונטיים ממנהל המחלקה שקיבל את העובד לעבודה. מנהל המחלקה ידע לרשום את נתוני ההעסקה והשכר שסוכם, אך יפנה לעובד כדי לקבל את הפרטים האישיים.

בסופו של דבר יאספו פרטי המידע הדרושים (באמצעות מייל, טלפון), רכז כח האדם יקליד את ההודעה לעובד, ידפיס אותה, יחתים את העובד (פיזית). ויתייק.

בהגיע מועד תשלום השכר הראשון, רכז כח האדם יגש לתיק העובד ושוב, יקליד פיזית את הנתונים הנדרשים לחשב השכר.

התהליך הידני

כיצד יתקצר התהליך באמצעות שימוש בטפסים דיגיטליים?

שימו לב לעיקרון – הזנת כל מידע פעם אחת בלבד – ועל ידי ה'מקור' למידע.

והעלויות?

העלויות לפיתוח טופס ייעודי תלויות כמובן בהיקף ובצרכים.

העלויות ינועו ממאות ₪ בודדים לטופס בודד פשוט, אלפי ₪ לטופס שכולל וולידציות, אפשרות הדפסה, וממשקים, ועד עשרות אש"ח למערכות שכוללות ניהול נתונים, תמיכה במספר סוגי משתמשים ועוד אופציות שיביאו את הטפסים לרמת תוכנה ייעודית.